El “Control Interno Gerencial” o simplemente el “Control Interno“, es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores de empresas para dirigir y controlar las operaciones de sus empresas. Normalmente para una empresa específica se refiere a su “Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad. Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Control interno Gerencial eficaz:
1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
3. Tomar acciones correctivas.
Cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia en el resultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados.
El término “Control Interno Gerencial” comprende la organización, políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados.
Lo esencial del Control Interno Gerencial está en las acciones tomadas para dirigido o llevar a cabo operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para que estén de conformidad con las normas o con los objetivos deseados.
Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e inmaterial y por otro una serie de acciones a través de las cuales se hace palpable y por consiguiente tiene un resultado el cual es medible o evaluable. El control es inherente a la entidad y específicamente a la administración, personificada en sus órganos de decisión y ejecución correspondiente.
El Diccionario de la Real Academia Española, define el término “control” como:” Comprobación, inspección, fiscalización, intervención” o como otra conceptualización nos dice que es “Regulación, manual o automática, sobre un sistema”.
El primer sentido limitaría el control a lo que hoy día llamamos la “auditoria”, pero es en realidad el segundo sentido de “regular” que más bien describe el Control Interno Gerencial dentro de los conceptos de la administración moderna. Una definición más apropiada para fines de “control” en el ámbito gerencial conforman a un plan de acción deseado y dicho plan debe estar de acuerdo a las actividades de la organización.
Aquí es importante subrayar la importancia de un plan de acción realista, simple y factible en vez de un plan teórico, sofisticado y no alcanzable que frecuentemente constituye el defecto principal al logro de resultados y casi siempre produce desperdicios de recursos. Por esto el plan debe de estar de acuerdo a la visión, misión, objetivos y actividades o metas de la empresa o entidad.
Para que el control funcione es necesario:
1. Establecer en forma sistematizada, es decir, que deben seguir un ordenamiento racional.
2. Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.
3. Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto por la acción que produce, puede ser evaluable.
El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de una entidad, es decir, que no puede ni debe concebirse separado. El término “control”, se emplea con una amplia gama de sentido y aplicaciones, por tal motivo y para enfocar más claramente el presente documento se emplea el término “Control Interno” para dar más énfasis su naturaleza interna dentro de la empresa o entidad y la responsabilidad principal de la Gerencia en todo nivel de su funcionamiento.
El Control interno puede aplicarse a cualquier actividad operativa y toma sentido concreto únicamente cuando se asocia con una situación operacional específica.
El proceso de Control Interno no puede existir sino existen objetivos, principios o normas. Sino se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto la función de control será imposible. Es por esto que el concepto del Control Interno está Íntimamente vinculado con la aplicación de “Gerencia o Administración por Objetivos”, a veces denominado “Gerencia por Objetivos y Resultados” para dar énfasis a los resultados concretos.
Algunos componentes básicos del Control Interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento y que se deberán seguir en la empresa:
1. Un deseo básico, necesidad directiva o disposición, y la autoridad y capacidad para su ejercicio.
2. Comprender los propósitos y los resultados de los objetivos percibidos.
3. Es necesario establecer un plan de organización, el cual conlleva el establecimiento de un planeamiento estratégico y directrices internas acerca del accionar de las diversas áreas de la empresa.
4. Definir claramente las unidades de organización, donde cada una de ellas tenga su propia autoridad delegada y claramente delimitada, con cierta independencia en las decisiones pero que actúe de acuerdo a los principios establecidos por la gerencia.
5. Identificación de los objetivos a ser logrado por cada unidad de organización y de las funciones y actividades de ser llevadas a cabo para lograr este fin.
6. Establecimiento de políticas que dirige las operaciones incluyendo políticas pertinentes a control interno, información gerencial y auditoria interna.
7. Desarrollo de normas de rendimiento factibles de ser cumplidos en términos que facilitan la comparación.
8. Revisiones continuas por cada uno de los niveles superiores del flujo de operaciones y rendimientos electivos por medio de la observación directa e informes internos seguidas por decisiones que conducen a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de propósitos, alcance y procedimientos; y
9. Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos de los objetivos de la entidad de los logros reflejados en sus actividades de la presentación razonable de su situación financiera, de los cambios de la misma y de los resultados de sus operaciones en sus estados financieros, la evaluación del valor y aceptación de sus productos o servicios de la pertinencia del actual plan de operación y su ejecución y rendimiento, así como, recomendaciones de mejoramiento y posibles eliminaciones.
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