Cómo elaborar una conciliación bancaria

Aprende a utilizar una herramienta que te ayudará a administrar los recursos de tu negocio y, sobre todo, a conocer la cantidad exacta de efectivo disponible.

En la contabilidad de las empresas debe existir una “cuenta de bancos” que contenga el registro de operaciones como cheques girados y depósitos de clientes, que quedan registradas en la cuenta de cheques.

Por su parte, el banco también elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa con el estado de cuenta, al procesar los documentos que la compañía gira y los depósitos realizados, así como las comisiones y otros conceptos.

Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades contenidas coincidan con los números del registro contable de su cuenta de bancos, y viceversa.

A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. ¿Por qué es importante? La razón es sencilla: porque así tendrás un mayor control sobre los recursos de tu negocio, ya sea por traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitará que, por ejemplo, se giren cheques sin fondos, algo que resulta sumamente costoso.

La conciliación bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los registros de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes diferente. Lo más probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir, aquella cantidad con la que realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo tanto, ambos saldos –el del banco y el de la empresa– necesitan “ajustarse” para conocer el verdadero saldo de efectivo disponible en la cuenta de cheques.

Para elaborar una conciliación bancaria y así no perder el control de tu flujo de efectivo, sigue estos tres pasos:

1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto
Saldo del estado de cuenta al 31 de enero de 2008
Ajustes- Sumar: depósitos en tránsito- Restar: cheques en tránsito- Sumar / restar: errores del banco

ResultadoSaldo ajustado del estado de cuenta
Los depósitos en tránsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compañía, pero aún no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de diferentes bancos al suyo el 31 de enero, la institución bancaria procesará los depósitos 24 horas más tarde, es decir, el 1 de febrero. Este depósito quedará en tránsito, ya que la fecha de corte del estado de cuenta es el 31 de enero.

Debido a que los depósitos en tránsito ya están incluidos en los registros contables de la cuenta de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, aún no están incluidos en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la conciliación bancaria como un incremento al saldo del banco, de tal forma que se reporte la cantidad correcta de efectivo.

Por otro lado, los cheques en tránsito son aquellos girados y registrados por la firma pero cuyos fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los documentos girados durante los últimos días del mes junto con otros cheches más antiguos, y que no han sido presentados para cobro.

Todos los cheques que han sido girados por una empresa quedan registrados en su cuenta de bancos. Por eso, no es necesario ajustar los registros por cheques en tránsito, ya que eventualmente los acreedores se presentarán para su cobro en el banco y se restarán del saldo de la cuenta bancaria.

Recuerda que los cheques en tránsito aún no han llegado al banco, así que no aparecerán en el estado de cuenta emitido por la institución. Por lo tanto, se incluyen en la conciliación bancaria como decrementos al saldo en bancos.

Aplica siempre la regla de “registrar el movimiento donde no está”. Un cheque en tránsito está en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Ajusta este último saldo restando esos documentos, pues una vez girados y entregados a sus beneficiarios, la compañía ya no contará con ese dinero.

Nota: si el banco comete un error –ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita una transacción–, la empresa afectada debe notificar a la institución bancaria para corre-girlo. Esta aclaración, al final, se verá reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta.

2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa

Saldo en libros al 31 de enero de 2008
Ajustes- Restar: cargos por servicios bancarios- Restar: cheques sin fondos y sus cargos- Sumar: intereses ganados- Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco- Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa
ResultadoSaldo ajustado en libros

Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden de pago de un cheque girado por la empresa.

El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compañía. En consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo correcto, ya que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la cuenta de bancos de la empresa para ajustar el saldo en los registros internos.

Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para pagarlo.
Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emitió) reflejará esa operación en la cuenta de cheques de la compañía. La cantidad cargada será por el monto del cheque más una comisión. Así que esta cantidad será deducida en el estado de cuenta; por lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin embargo, la empresa debe restar el monto en sus registros contables.

Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de “poner el movimiento donde no está”, los intereses recibidos del banco están en el estado de cuenta del banco, pero no en los registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de bancos.

Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando éstas vencen, la empresa puede pedir a su banco que las cobre –a cambio de pagar una comisión por este servicio–. El banco incrementará la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobró (principal e interés) y la reducirá por el monto de la comisión. Debido a que estas cantidades están ya en el estado de cuenta del banco, la compañía debe asegurarse de que aparezcan en sus registros de la cuenta de bancos.

Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a registros de cantidades incorrectas, a una transacción que no corresponde a esa cuenta, o bien por omitir el registro de una operación que sí corresponde. Cuando la empresa cometa esos errores, la corrección de los mismos incrementará o disminuirá el saldo de la cuenta de bancos registrado por la empresa.

3. Compara los saldos ajustadosDespués de ajustar el saldo según el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el saldo según los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser iguales. Si no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idénticos. Los saldos deben ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboración de la conciliación bancaria.

Una herramienta para medir tu tiempo y ganar más dinero Toggl

Un gadget que le permite medir su tiempo al minuto y ganar más dinero cobrando lo que se merece por sus servicios

“El tiempo es dinero” es una frase usual aplicada a la importancia del tiempo en los negocios.

Poder organizarnos y administrar nuestro tiempo es importantísimo dado que nos da mucho más eficiencia. Ahora felizmente existen una serie de herramientas o gadgets por internet, algunos totalmente gratis que nos permiten organizarnos y c

obrar por nuestro tiempo el dinero que nos merecemos.

Una de dichas herramientas es Toggl que tiene una versión totalmente gratis que puede ser usada vía internet e incluso descargada como software o como aplicación de un teléfono iPhone. Lo que hace Toggl es en verdad impresionante para ser gratis.

Primero permite ingresar tareas específicas y medirlas en le tiempo en forma automática. Así cuando entra una llamada telefónica usted registra el ingreso de la llamada y Toggl comienza a medir el tiempo que es asignado a ese cliente permitiendo que usted mida el tiempo que le dedica al mismo y luego poder cobrarle lo que consumió de tiempo.

Esa información Toggl también la transforma en gráficos para poder ver visualmente a donde se va su tiempo y así organizarse mejor. Mire la siguiente imagen con los gráficos.

En el lado derecho tiene un botón de encendido y apagado del cronómetro que uno asigna a tareas y clientes. Además puede especificar si es un tiempo a facturar o si es un tiempo no facturable.

Está desarrollado en diversos idiomas incluido el Español.

Puede visitar Toggl haciendo click aquí en este link

DOWNSIZING: la estrategia de reestructuración empresarial

Su objetivo es realizar mejorías en los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de personal para mantener la competitividad.

EL DOWNSIZING consiste en una forma de reorganización o reestructuración de las empresas que se implementa con el fin de realizar mejorías en los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de personal para mantener la competitividad.

En estricto rigor, significa una reducción de la planta de personal, pero en general se utiliza para expresar una serie de estrategias orientadas al Rightsizing -logro del tamaño organizacional óptimo- y/o rethinking -repensar la organización-. A partir de esta estrategia de la administración moderna se pueden fusionar y rediseñar distintos puestos de trabajo, esto con el fin de aumentar la productividad y obtener mejores resultados.

Existen dos tipos de downsizing:
- Reactivo: Se trata de responder al cambio sin un estudio previo de la situación. A partir de esto surgen problemas predecibles, lo que produce periodos de crisis, reducción laboral sin un diagnóstico previo y un ambiente de trabajo trastornado. Los daños suelen ser costosos y tienen implicaciones negativas severas en la eficiencia organizacional.

- Proactivo: Evita la secuencia reactiva y a partir de él se obtienen resultados y efectos más rápido. Es un proceso de anticipación y preparación para eventuales cambios en el entorno. Para su implementación se requiere de criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa

Las condiciones para implementar un dowsizing estratégico son las siguientes:

- Utilización de un marco sistemático de trabajo y una metodología adecuada.

- Determinación acerca de si el downsizing va a dirigirse hacia los procesos o hacia una verificación de los objetivos de la empresa.

- Definición del marco y condiciones en las que se va a llevar a cabo el downsizing.

- Establecimiento de las herramientas que se emplearán.

- Desarrollo de un plan de administración del cambio.

- Definición de un plan para mantener y mejorar el desempeño durante después del downsizing.

- Considerar a quienes afectará el proceso de downsizing.

- Determinar la profundidad del ajuste y el tiempo disponible para ello.

- Determinación de los puestos y tareas a eliminar, fusionar o redefinir.

A partir de la implementación del Downsizing se pueden disminuir costos, al reducir algunos departamentos que integraban la empresa y que ya no son necesarios, además de obtener organizaciones más flexibles y ligeras.