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Muchos hemos escuchado la famosa definición de auditor, “AUDITOR: Es el que llega después de la batalla y patea a los heridos”… aunque es un chiste la verdad es que algunas veces en nuestro trabajo diario, percibimos que el personal del cliente nos mira con temor y/o desprecio y en muchos casos sin conocernos.
Algunas de las razones por las cuales nuestros clientes no aprecian nuestro trabajo:
1. No aportamos ni creamos valor a nuestros clientes
2. No conocemos el negocio de nuestros clientes
3. No documentamos nuestro trabajo, lo que implica que todos los años vamos a estar preguntando lo mismo a nuestro cliente en lugar de actualizar
4. No aplicamos una metodología en nuestro trabajo
5. No somos proactivos
6. No creamos canales que permitan una comunicación abierta y honesta con nuestro cliente
7. El cliente nos ve como personas arrogantes y/o petulantes
Stephen R. Covey en su libro, Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, Trata de 7 hábitos por los cuales nos debemos regir para tener éxito en nuestra vida familiar y profesional.
A continuación, veremos cómo podemos aplicar estos hábitos en nuestra función de auditoría.
1. Debemos ser proactivos
Normalmente nuestro trabajo es reactivo, es decir que continuamente estamos “apagando incendios”, y esto se debe a que desde el inicio de un trabajo no realizamos una planeación efectiva. Planear el trabajo equivale a ahorrar tiempo, porque nos enfocamos en lo que es importante.
La proactividad significa tomar responsabilidad y asumir el control en toda circunstancia de manera activa, no pasiva. La proactividad implica iniciativa y acción. Ser proactivo nos permite elegir decisiones pensadas antes de actuar. Ejemplos de cómo podemos ser proactivos en nuestro trabajo:
a) Realizar una planeación de la auditoría que nos permita focalizar nuestros esfuerzos a los temas importantes
b) Definir un cronograma de visitas que nos permita cumplir con la entrega de reportes
c) Programar las reuniones con el cliente en el momento oportuno
d) Programar los entregables al cliente y en caso que no podamos cumplir avisar con anticipación
e) Tomar acción ante posibles problemas que se pueden presentar. Muchas veces una llamada o un e-mail, oportunos, pueden evitar que algunas situaciones se nos salgan de las manos.
2. Empiece con un fin en mente
Un fin en mente es definirnos objetivos en nuestro trabajo, lo que supone establecer claramente las metas a seguir en el corto y largo plazo. Este hábito consiste en que nuestra conducta no la debe regir el capricho ni el azar, debemos tener objetivos precisos a los cuales acercarnos.
Ejemplo aplicado en nuestro trabajo: Uno de nuestros objetivos como auditores debe ser el de crear buenas relaciones con nuestros clientes mediante:
· La creación y protección de valor en nuestros clientes
· La creación de confianza para las dos partes
· Crear un ambiente de comunicación abierta y honesta
· Crear relaciones laborales con la alta gerencia
3. Primero lo primero
“ Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos”.
Consiste en distribuir nuestro tiempo sobre la base de prioridades.
Nuestro trabajo tiene muchas responsabilidades, sin embargo es necesario crear prioridades, debido a que podemos estar desgastándonos al prestarle atención a cosas menos importantes y descuidando los temas importantes.
La forma más sencilla de identificar las cosas más importantes de las menos importantes, es hacernos la pregunta, ¿qué consecuencias traería si no cumplo con esa tarea?.
4. Pensar en Ganar-Ganar
Este hábito indica que nuestras interacciones con otros seres humanos siempre deben ser de mutuo beneficio, que no existe otra opción. Nuestra relación con un cliente debe ser ganar-ganar, si yo gano y mi cliente pierde, pierdo al cliente. La mejor forma de hacer que nuestro cliente gane es la de crear y proteger valor en nuestros clientes
5. Procure primero comprender y después ser comprendido
Este hábito trata de ponerse primero en el lugar del otro, de ver las cosas desde su punto de vista. Se basa en el refrán popular de ”Todo es del color del cristal con que se observe”. En nuestro trabajo, casi siempre pasamos más tiempo hablando que escuchando y creemos que las cosas sólo pueden ser de la manera en que nosotros las vemos.
6. La sinergia
Nuestra profesión es parecida a la de un médico ya que tenemos que examinar a nuestro paciente (cliente) para identificar que enfermedades lo aquejan (problemas de negocio en marcha, casos de fraude, riesgos no cubiertos, diferencias de auditoría, etc.).
¿Qué pasa cuando un paciente no le tiene confianza a su médico?, pues sencillamente no le cuenta que síntomas ha tenido por vergüenza o miedo, lo que seguramente va a complicar y alargar el trabajo del médico debido a que tendrá que practicar varios exámenes para identificar la enfermedad que lo aqueja.
Lo mismo pasa en la auditoría, cuando no existe confianza, el cliente nos oculta situaciones, que para identificarlas debemos invertir tiempo realizando trabajo. Si creamos un ambiente de confianza nuestro cliente nos ayudará a identificar situaciones con las cuales vamos a poder enfocar mejor nuestro trabajo.
7. Afile la sierra
Muchas veces nos involucramos tanto en nuestro trabajo, que olvidamos dedicar unos minutos para afilar la sierra, esto nos haría ahorrar muchas horas de esfuerzo. Aplicado a nuestra vida afilar la sierra se refiere a dedicar un breve espacio de nuestra vida a mejorar nuestras condiciones físicas e intelectuales mediante el ejercicio físico y el estudio. Debemos capacitarnos y leer mucho para estar actualizados, recordemos que esa es la materia prima de nuestro trabajo.
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