Qué es un Protocolo Familiar?

¿Necesito uno? 

¿Para qué sirve?

   

Un alto porcentaje de empresas familiares  manifiestan su  necesidad de sentar las bases de la relación familia-empresa de los propietarios actuales y futuros.

Esta necesidad de organizar las cosas se hace más evidente a medida que se suceden las generaciones familiares y aumenta la complejidad de las relaciones entre todos los  involucrados.

También existen situaciones en que -por ahora- no se hace necesario contar con un protocolo. En este caso, la empresa y la familia pueden apostar por reglamentos o normas de cumplimiento obligatorio para todos sus miembros y que pueden servir de base para un futuro protocolo.

¿Qué es un protocolo familiar? 

Protocolo Familiar es un acuerdo marco de naturaleza jurídica, que contiene elementos o pactos propios de distintos contratos y que sirve de norma a la que han de ajustarse otros pactos complementarios de carácter más concreto, firmado entre familiares socios de una empresa, actuales o previsibles en el futuro, con la finalidad de regular la organización y gestión de la misma, así como las relaciones entre la familia, la empresa y sus propietarios, para dar continuidad a la empresa, de manera eficaz y con éxito, en la siguiente generación familiar.

El Protocolo Familiar es un instrumento que regula las relaciones entre los miembros de la familia y la empresa. Se trata de un mecanismo que trata dar respuesta a los problemas que pueden surgir a la hora de plantearse la titularidad, sucesión y gobierno de una Empresa Familiar y que puede llegar a afectar a las relaciones profesionales, económicas o incluso personales entre familia y empresa.
 

Este conjunto de pactos o códigos de conducta que suscriben los miembros del grupo familiar para garantizar la permanencia de la empresa es lo que se recoge en un Protocolo Familiar. Es, en realidad, un criterio único de actuación que aborda cuestiones de ámbito empresarial y familiar.
 

El origen de los Protocolos Familiares puede encontrarse fundamentalmente en los países de tradición anglosajona, donde es considerado como un indicador de buen gobierno de las Empresas Familiares.
 

Precisamente la figura del Protocolo Familiar se encuentra indisolublemente unida a la realidad de la Empresa Familiar que, como es bien conocido, constituye la parte fundamental del tejido empresarial. La complejidad de este modelo de empresa, en razón a los elementos personales y profesionales que confluyen en la misma, es lo que impulsa en ocasiones la necesidad de elaborar un Protocolo Familiar. 

En definitiva, se trata de articular un mecanismo de reflexión y unos pactos que aseguren la continuidad de las sociedades de carácter familiar en un entorno económico cambiante, globalizado y competitivo, dotándolas de una mayor profesionalización.

¿Por qué es necesario?

La Empresa Familiar tiene ventajas evidentes que nacen de los valores esenciales de la familia pero también poseen trampas peligrosas que tienen su origen en la confusión de la dirección estratégica de una empresa con la vida familiar.

Las familias se ven a sí mismas como entes informales y libres, lo que hace que su respuesta inicial a la sugerencia de crear un protocolo familiar sea verlo como algo absolutamente innecesario. “¿Quién lo necesita?”, dicen. “Nos conocemos lo suficientemente bien. Si hay que hablar de algo nos sentamos y lo arreglamos en un momento”. Y el padre/propietario, si es sincero, añadirá: “Mi familia sabe dónde está y qué puede esperar. Yo dicto las normas. ¿Por qué ponerlas por escrito?”.

En muchos casos, esta “informalidad” da resultado y la empresa sigue adelante durante un tiempo. Sin embargo, algunos propietarios comprueban que a medida que crece la familia y que el negocio se va haciendo más complejo, la elaboración de un protocolo familiar formal y escrito puede convertirse en uno de los activos más valiosos que pueden legar a las generaciones futuras.

Y es que en un negocio familiar no hay nada más doloroso que un desacuerdo que ponga al descubierto viejas heridas y malentendidos familiares, contraponiendo las inflexibles creencias de una facción de la familia con las no menos inamovibles de la otra.

Cuando esto sucede, la empresa es frecuentemente un testigo y un rehén. Y con demasiada frecuencia las peticiones de ayuda llegan justo al final de este largo proceso, cuando todo el mundo está tan deseoso de ganar que una solución sencilla es imposible.

La mayoría de conflictos en Empresas Familiares se pueden predecir. Son tan previsibles como una desaceleración en el mercado: a pesar de que no sabemos cuándo sucederán, sabemos que sucederán tarde o temprano. Los conflictos que tienen lugar con más frecuencia se enmarcan en preguntas tales como ¿qué hijo se quedará con la empresa, quién recibirá los beneficios de los bienes familiares, quién tendrá el control, cómo puedo separarme de la familia o a qué me da derecho ser un accionista que no trabaja en la empresa?

Si las familias predicen este tipo de cuestiones y crean líneas de actuación de común acuerdo con todos, estarán rebajando las posibilidades de que se produzcan conflictos y se tomen decisiones incorrectas. Para eso debe servir un protocolo familiar. Funciona como un método preventivo contra problemas que puedan surgir en el futuro. Creando acuerdos vinculantes de gobierno se está estableciendo el marco en que tendrá lugar la sucesión, además de aportar criterios claros para la toma de decisiones y crear mecanismos de ayuda para la resolución de conflictos y desacuerdos antes de que sea demasiado tarde.

Los protocolos son, en otras palabras, instrumentos de gobierno. Establecen el marco y el foro de trabajo para un grupo de iguales que afectan a diversas cuestiones, crean políticas y métodos, definen claramente los derechos y las obligaciones de los participantes y marcan las decisiones sobre importantes temas que tienen en común.

A medida que una familia va creciendo con el paso de las generaciones y sus ramificaciones la hacen aumentar con miembros que cada vez tienen menos puntos de contacto, se hace necesario dotarla de un gobierno que establezca las estructuras que controlarán las operaciones financieras y de negocios de sus miembros y que asegure que cada miembro recibe un trato justo.

Para saber por qué un protocolo familiar es importante podríamos hacer un paralelismo con la Constitución de un país, que es para muchos un modelo de representatividad democrática. Mediante este documento, diversos entes (estados, comunidades, pueblos) pueden institucionalizar sus relaciones para reducir sus conflictos y crear una única entidad.

Un protocolo familiar expresa la voluntad de la familia para las generaciones futuras. Más importante aún, crea una base sobre la que mantener la confianza en el seno familiar y que guiará la distribución de recursos. El documento ayuda a aclarar las expectativas de todos para que los miembros de la familia no tengan que recurrir a las ciencias esotéricas para entender lo que mamá, papá o el tío tenían en mente para ellos.

También le da a los miembros de la familia la seguridad de saber qué pueden esperar del negocio, así como la manera en que pueden participar en él y continuar sacando provecho del mismo. A pesar de que puede dejar cosas sin especificar, como quién podrá entrar en el negocio o quién lo va a liderar, el documento marca las líneas para tomar estas decisiones.

Pero a diferencia de los países, la mayoría de las familias no tiene un buen sistema judicial que medie en las disputas. Un protocolo puede ayudar a definir los valores y los objetivos que deben tenerse en cuenta para resolver los conflictos.