¿Necesito uno?
¿Para qué sirve?
Un alto porcentaje de empresas familiares manifiestan su necesidad de sentar las bases de la relación familia-empresa de los
propietarios actuales y futuros.
Esta necesidad de organizar las cosas se hace más evidente a
medida que se suceden las generaciones familiares y aumenta la
complejidad de las relaciones entre todos los involucrados.
También existen situaciones en que -por
ahora- no se hace necesario contar con un protocolo. En este caso, la
empresa y la familia pueden apostar por reglamentos o normas de
cumplimiento obligatorio para todos sus miembros y que pueden servir de
base para un futuro protocolo.
¿Qué es un protocolo familiar?
Protocolo Familiar es un acuerdo marco de naturaleza jurídica, que contiene
elementos o pactos propios de distintos contratos y que sirve de norma a
la que han de ajustarse otros pactos complementarios de carácter más
concreto, firmado entre familiares socios de una empresa, actuales o
previsibles en el futuro, con la finalidad de regular la organización y
gestión de la misma, así como las relaciones entre la familia, la
empresa y sus propietarios, para dar continuidad a la empresa, de manera
eficaz y con éxito, en la siguiente generación familiar.
El Protocolo Familiar es un instrumento que regula las relaciones entre los miembros de la familia y la empresa. Se trata de un mecanismo que trata dar respuesta a los problemas que pueden surgir a la hora de plantearse la titularidad, sucesión y gobierno de una Empresa Familiar y que puede llegar a afectar a las relaciones profesionales, económicas o incluso personales entre familia y empresa.
Este conjunto de pactos o códigos de conducta que suscriben los miembros del grupo familiar para garantizar la permanencia de la empresa es lo que se recoge en un Protocolo Familiar. Es, en realidad, un criterio único de actuación que aborda cuestiones de ámbito empresarial y familiar.
El origen de los Protocolos Familiares puede encontrarse fundamentalmente en los países de tradición anglosajona, donde es considerado como un indicador de buen gobierno de las Empresas Familiares.
Precisamente la figura del Protocolo Familiar se encuentra indisolublemente unida a la realidad de la Empresa Familiar que, como es bien conocido, constituye la parte fundamental del tejido empresarial. La complejidad de este modelo de empresa, en razón a los elementos personales y profesionales que confluyen en la misma, es lo que impulsa en ocasiones la necesidad de elaborar un Protocolo Familiar.
En definitiva, se trata de articular un mecanismo de reflexión y unos pactos que aseguren la continuidad de las sociedades de carácter familiar en un entorno económico cambiante, globalizado y competitivo, dotándolas de una mayor profesionalización.
¿Por qué es necesario?
La Empresa Familiar tiene ventajas
evidentes que nacen de los valores esenciales de la familia pero también
poseen trampas peligrosas que tienen su origen en la confusión de la
dirección estratégica de una empresa con la vida familiar.
Las familias se ven a sí mismas como
entes informales y libres, lo que hace que su respuesta inicial a la
sugerencia de crear un protocolo familiar sea verlo como algo
absolutamente innecesario. “¿Quién lo necesita?”, dicen. “Nos conocemos
lo suficientemente bien. Si hay que hablar de algo nos sentamos y lo
arreglamos en un momento”. Y el padre/propietario, si es sincero,
añadirá: “Mi familia sabe dónde está y qué puede esperar. Yo dicto las
normas. ¿Por qué ponerlas por escrito?”.
En muchos casos, esta “informalidad” da
resultado y la empresa sigue adelante durante un tiempo. Sin embargo,
algunos propietarios comprueban que a medida que crece la familia y que
el negocio se va haciendo más complejo, la elaboración de un protocolo
familiar formal y escrito puede convertirse en uno de los activos más
valiosos que pueden legar a las generaciones futuras.
Y es que en un negocio familiar no hay
nada más doloroso que un desacuerdo que ponga al descubierto viejas
heridas y malentendidos familiares, contraponiendo las inflexibles
creencias de una facción de la familia con las no menos inamovibles de
la otra.
Cuando esto sucede, la empresa es
frecuentemente un testigo y un rehén. Y con demasiada frecuencia las
peticiones de ayuda llegan justo al final de este largo proceso, cuando
todo el mundo está tan deseoso de ganar que una solución sencilla es
imposible.
La mayoría de conflictos en Empresas
Familiares se pueden predecir. Son tan previsibles como una
desaceleración en el mercado: a pesar de que no sabemos cuándo
sucederán, sabemos que sucederán tarde o temprano. Los conflictos que
tienen lugar con más frecuencia se enmarcan en preguntas tales como ¿qué
hijo se quedará con la empresa, quién recibirá los beneficios de los
bienes familiares, quién tendrá el control, cómo puedo separarme de la
familia o a qué me da derecho ser un accionista que no trabaja en la
empresa?
Si las familias predicen este tipo de
cuestiones y crean líneas de actuación de común acuerdo con todos,
estarán rebajando las posibilidades de que se produzcan conflictos y se
tomen decisiones incorrectas. Para eso debe servir un protocolo
familiar. Funciona como un método preventivo contra problemas que puedan
surgir en el futuro. Creando acuerdos vinculantes de gobierno se está
estableciendo el marco en que tendrá lugar la sucesión, además de
aportar criterios claros para la toma de decisiones y crear mecanismos
de ayuda para la resolución de conflictos y desacuerdos antes de que sea
demasiado tarde.
Los protocolos
son, en otras palabras, instrumentos de gobierno. Establecen el marco y
el foro de trabajo para un grupo de iguales que afectan a diversas
cuestiones, crean políticas y métodos, definen claramente los derechos y
las obligaciones de los participantes y marcan las decisiones sobre
importantes temas que tienen en común.
A medida que una familia va creciendo con
el paso de las generaciones y sus ramificaciones la hacen aumentar con
miembros que cada vez tienen menos puntos de contacto, se hace necesario
dotarla de un gobierno que establezca las estructuras que controlarán
las operaciones financieras y de negocios de sus miembros y que asegure
que cada miembro recibe un trato justo.
Para saber por qué un protocolo familiar
es importante podríamos hacer un paralelismo con la Constitución de un
país, que es para muchos un modelo de representatividad democrática.
Mediante este documento, diversos entes (estados, comunidades, pueblos)
pueden institucionalizar sus relaciones para reducir sus conflictos y
crear una única entidad.
Un protocolo familiar expresa la voluntad
de la familia para las generaciones futuras. Más importante aún, crea
una base sobre la que mantener la confianza en el seno familiar y que
guiará la distribución de recursos. El documento ayuda a aclarar las
expectativas de todos para que los miembros de la familia no tengan que
recurrir a las ciencias esotéricas para entender lo que mamá, papá o el
tío tenían en mente para ellos.
También le da a los miembros de la
familia la seguridad de saber qué pueden esperar del negocio, así como
la manera en que pueden participar en él y continuar sacando provecho
del mismo. A pesar de que puede dejar cosas sin especificar, como quién
podrá entrar en el negocio o quién lo va a liderar, el documento marca
las líneas para tomar estas decisiones.
Pero a diferencia de los países, la
mayoría de las familias no tiene un buen sistema judicial que medie en
las disputas. Un protocolo puede ayudar a definir los valores y los
objetivos que deben tenerse en cuenta para resolver los conflictos.
