Las buenas prácticas administrativas de una empresa pasan por ordenar la información y darle un seguimiento permanente al ritmo de crecimiento del proyecto.
La información financiera que te entrega tu contador es un instrumento de análisis para alcanzar las metas de tu negocio.
Pero, ¿cómo transformar un montón de cifras en antecedentes clave para la toma de mejores decisiones? Debes responder las siguientes preguntas
1. ¿Cuáles son las metas de tu negocio?
Tu empresa es un conjunto de recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales que se utilizan con la finalidad de lograr ciertos objetivos. Estos no son otra cosa, sino las razones para las que fue creado tu negocio. Por ejemplo, algunos de tus logros pueden ser alcanzar una mayor participación en el mercado, lanzar una nueva línea de productos, exportar, incrementar el margen de ingresos, etc.
Para concretar estas metas, es necesario tener muy claro qué y a dónde quieres llegar. ¿Tú ya definiste el rumbo de tu negocio? Si no es así, te invito a hacer una lista realista de aquello que quieres cumplir en, como mínimo, los próximos seis meses, o bien, en un año. Por ejemplo, podríamos definir como el objetivo a seis meses, incrementar las ventas en un 10 por ciento.
Ahora bien, una vez que definas los objetivos que pretendes alcanzar en tu negocio de café, entonces es necesario que decidas lo siguiente:
2. ¿Qué acciones, estrategias y medidas necesitas para lograrlas?
Una vez efectuado este análisis, deberás comparar todos aquellos recursos que requieres, con los que ya cuentas. Todo lo que tengas y que pueda valorarse en términos de dinero, es el activo con que cuenta tu negocio.
En el caso de una cafetería por ejemplo serían las máquinas para hacer el café; su mobiliario y los insumos necesarios para su elaboración, así como el dinero suficiente para operar la cafetería día con día (pagos de luz, agua, sueldos, etc.) Supongamos que la estrategia para lograr este incremento en ventas es una campaña de publicidad, que requerirá dinero en efectivo.
3. ¿Sabes cómo están invertidos los recursos de tu negocio? ¿Son productivos? ¿El capital invertido es rentable?
En caso de no ser así, trabaja junto con tu contador en analizar la información financiera. Créeme que es una inversión de tiempo y esfuerzo que valdrá la pena, ya que sabrás por qué existen aspectos en el negocio que no marchan bien, desde el punto de vista financiero.
La información financiera de tu negocio consiste en:
1. Determinar todos aquellos recursos con los que cuenta el negocio (activos); cuáles de éstos debes, es decir tus deudas (pasivos), así como lo que realmente te pertenece como capital (tus recursos o activos menos las deudas).
2. Determinar cuáles han sido los resultados de un periodo, es decir, las utilidades netas o las pérdidas. Es necesario que tu contador te ayude a establecer si en un periodo X, un mes; un trimestre y un año, tus ingresos son mayores a tus egresos y, por lo tanto, si tu operación hace que ganes o que pierdas.
3. Determinar en dónde se han originado o generado los recursos, para qué se han utilizado y por qué existe una diferencia entre lo que se ganó de un periodo a otro. La ganancia o pérdida de la que hablé en el punto anterior, no necesariamente está relacionada con la obtención de nuevos recursos o flujos de efectivo, ya que en muchos casos se vende a crédito, por lo que es necesario conciliar la ganancia o pérdida, con lo que realmente aumentó o disminuyó el efectivo del negocio.
4. Determinar las variaciones que el capital ha tenido en un periodo, tales como su aumento por una nueva inversión o una disminución debido al reparto de utilidades entre los socios.
Estos cuatro aspectos de tu negocio te permitirán conocer cuestiones esenciales sobre la liquidez, la estabilidad, el ciclo de efectivo, la productividad, así como la rentabilidad del mismo.
